1、預計畢業研究生的電子圖像采集時間一般安排在畢業前一年的10月份，由學校統一組織，主要用來注冊學曆、學位信息，粘貼畢業證、學位證照片，每位研究生必須采集。因個人單獨采集耗費時間較長（一般3個月），所以建議非特殊情況盡量參加集體采集。
2、如果因校際交流、聯合培養等情況不能參加集體采集的，可按照以下辦法進行畢業生圖像采集
（1）新華社山東分社補拍：學生于正常工作日内到新華社山東分社補拍點（濟南市玉函路7号，聯系電話：0531-82024793、82024739）進行補拍，費用37元/人（含特快專遞費22元）,同版紙質版照片交至各學院研究生教學辦備用。
（2）新華社網站自行上傳網址：http://www.xinhuacu.com/#/home